Onderwijsprofessionals kampen al jaren met hoge administratieve lasten. Deze taken kosten tijd en energie die zij liever besteden aan bijvoorbeeld de onderwijskwaliteit en de leerlingen. Een hoge administratieve last kan werkplezier verminderen en werkdruk veroorzaken: de voornaamste reden waarom leraren het primair en voortgezet onderwijs verlaten. Dit heeft niet alleen gevolgen voor de uitstroom, maar kan ook de aantrekkelijkheid van het lerarenberoep verlagen. De Inspectie van het Onderwijs heeft Oberon gevraagd om te onderzoeken hoe onderwijsprofessionals in het primair en voortgezet onderwijs de administratieve lasten ervaren. Specifiek keken we naar ‘vermijdbare belasting’ en naar de (ervaren) rol van de inspectie in deze belasting. Het onderzoek onderstreept eerdere bevindingen dat administratie in het onderwijs een last vormt en biedt concrete aanknopingspunten om deze druk te verminderen.
Administratieve lasten: een herkenbaar probleem
Het huidige onderzoek sluit aan bij eerdere bevindingen die uit onze deskresearch naar voren kwamen: de meeste onderwijsprofessionals ervaren administratieve taken in hun werk in enige of grote mate als een last. Uit het huidige onderzoek blijkt dat dit het sterkst geldt voor het onderwijzend personeel in het primair onderwijs. Het management in het voortgezet onderwijs ervaart administratieve taken over het algemeen als minder belastend. Onderwijsprofessionals hebben over het algemeen het idee dat de Inspectie van het Onderwijs in enige of in grote mate bijdraagt aan de administratieve belasting.
De ervaren belasting zorgt ervoor dat administratieve taken een negatieve impact hebben. Het werkplezier kan bijvoorbeeld afnemen; onderwijsprofessionals hebben het gevoel dat hun werk nooit ‘af’ is, wat kan leiden tot onrust en stress. Daarnaast nemen administratieve taken tijd in die onderwijsprofessionals liever besteden aan (de kwaliteit van) het onderwijs en aan leerlingen. Hierdoor kan het werkplezier afnemen.
Welke taken zijn het meest belastend?
Administratieve taken vormen met name een last wanneer deze als ‘onnodig’ of ‘nutteloos’ worden ervaren. De administratieve taken die als meest belastend worden ervaren, verschillen per functiegroep en sector.
- Management primair en voortgezet onderwijs: financiële administratie wordt als het meest belastend ervaren, zoals het aanvragen en verantwoorden van subsidies, het verwerken van facturen en het opstellen van financiële jaarverslagen.
- Leraren primair onderwijs: het opstellen, bijstellen en evalueren van handelingsplannen wordt hier als meest belastend ervaren. Deze plannen moeten volgens hen vaak onnodig uitgebreid.
- Leraren voortgezet onderwijs: het invullen en bijhouden van leerlingvolgsystemen en/of administratiesystemen wordt als het meest belastend ervaren. Doordat scholen vaak meerdere systemen gebruiken, hebben leraren het gevoel dat ze zaken onnodig dubbel moeten administreren.
Hoe kunnen administratieve lasten verminderd worden?
Uit het onderzoek komen drie oplossingsrichtingen naar voren die het meest worden genoemd om de administratieve belasting te verminderen. Deels kan de inspectie hier een rol in spelen, maar deels zijn ook andere actoren van belang.
- Duidelijk communiceren over eisen en verwachtingen
Volgens onderwijsprofessionals moet de inspectie duidelijker communiceren over de eisen die zij stellen aan scholen. Leraren ervaren dat de schoolleiding niet altijd precies weet wat de inspectie van de school verwacht qua administratie, waardoor zij het gevoel hebben ‘voor de zekerheid’ meer vast te moeten leggen dan nodig is. Ook het management wenst meer duidelijkheid omtrent de eisen en verwachtingen vanuit de inspectie. - Minder administratieve eisen en minimaliseren papierwerk
Onderwijsprofessionals erkennen het belang van administratie, bijvoorbeeld om de ontwikkeling van leerlingen goed te volgen. Tegelijkertijd geven ze aan dat veel administratie minder uitgebreid kan. Zo is het volgens hen belangrijk om resultaten van toetsen of bijzonderheden van leerlingen te noteren, maar hoeft niet van ieder gesprek met een leerling een verslag gemaakt te worden. Daarnaast ervaren onderwijsprofessionals dat administratie vaak dubbelop en dus onnodig is, wanneer dezelfde zaken op verschillende plekken geadministreerd moeten worden. Dit komt mede door de toename van digitale systemen op school. Dit zouden scholen efficiënter kunnen inrichten. - Meer vertrouwen in professionaliteit van onderwijsprofessionals
Onderwijsprofessionals ervaren dat de hoeveelheid administratie voortkomt uit een behoefte aan controle. Zij wensen meer vertrouwen in hun professionaliteit, zowel vanuit de inspectie, de overheid als vanuit ouders. Van de inspectie verwachten zij minder controle vanaf papier en meer fysieke schoolbezoeken. Ook ouders spelen hierin een rol: onderwijsprofessionals merken een toenemende assertiviteit en hoge verwachtingen, waardoor scholen zich genoodzaakt voelen om meer te administreren dan noodzakelijk om zich goed te kunnen verantwoorden.
Conclusie
De ervaren administratieve belasting in het primair en voortgezet onderwijs is groot. De belasting zou verminderd kunnen worden als er minder administratieve eisen gesteld worden, maar het is niet altijd helder wie welke eisen stelt aan administratie. Is dat de inspectie, het schoolbestuur of de school zelf? Duidelijkheid over verplichtingen, minder dubbele administratie en meer vertrouwen in de professionaliteit van onderwijsprofessionals kunnen bijdragen aan het verlichten van administratieve lasten. De noodzaak voor vermindering is aanwezig: administratieve taken kunnen onrust en stress opleveren en daarmee het werkplezier belemmeren. Aandacht hiervoor is van cruciaal belang om onderwijsprofessionals te behouden en het beroep aantrekkelijk te houden voor toekomstige generaties.
Het onderzoek is op 16 april 2025 in De Staat van het Onderwijs gepresenteerd.
Bekijk het rapport voor een volledig overzicht van het onderzoek en de resultaten:
